Setki albo nawet tysiące dokumentów zarówno przychodzących jak i wychodzących. Wśród nich faktury, umowy, delegacje, wnioski urlopowe itd. Często sprawę utrudnia fakt, że oddziały firmy są rozsiane w wielu odległych miejscowościach. Jak nad tym wszystkim zapanować?
Faktury są na pierwszym miejscu
Okazuje się, że w wielu przedsiębiorstwach to właśnie ich ewidencja jest najbardziej kluczowa. Nic dziwnego, skoro sprawny system obiegu faktur wpływa na tak wiele aspektów funkcjonowania firmy. Poza tym monitoring terminów jest nieunikniony.
Jak wiadomo do każdej jednostki trafiają jeszcze inne rodzaje dokumentów, które także wymagają ewidencji. Często obligują one również całą organizację, określony dział lub osobę do dotrzymania pewnych terminów. Zdarza się też, że cała sprawa wymaga współpracy kilku pracowników.
Elektroniczny system obiegu faktur – jedyne skuteczne rozwiązanie
W odpowiedzi na potrzeby rynku dotyczące nie tylko ewidencji, ale także przyspieszenia całego procesu załatwiania spraw powstał elektroniczny system obiegu dokumentów. Jak się okazało, już w wielu innych aspektach prowadzenia działalności, to właśnie technologia może w znacznym stopniu ułatwiać pracę.
Ludzie wędrujący z teczkami wypchanymi po brzegi zaczynają odchodzić w zapomnienie. Coraz więcej firm zaczyna w pełni wykorzystywać możliwości technologii. Dzięki temu wszelkie pisma i dokumenty są rejestrowane bezpośrednio w systemie i automatycznie przydzielane do konkretnych osób. Dzięki temu pracownik od razu widzi pełną listę spraw do załatwienia. Oznacza to również koniec piętrzących się stert dokumentów na biurku, które można niechcący zalać kawą. Koniec też z wymówkami pt. nie zrobiłem tego, bo zapodział mi się gdzieś dokument.
Już dzisiaj zadbaj o to, aby twoja firma pracowała wydajniej, skuteczniej i żadne sprawy nie wymykały się spod kontroli. Jeżeli jesteś pracownikiem i na co dzień borykasz się z problemem obiegu dokumentów, podpowiedz wprowadzenie elektronicznego systemu swojemu przełożonemu. Dzięki temu nie tylko zyskasz cenny czas w biurze, ale także uznanie w oczach szefa a także współpracowników.
