Publikujemy dla was

artykuły i informacje 24 na dobę
Technologie

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – korzyści wdrożenia

W przedsiębiorstwach, w których w obiegu występuje dokument papierowy, zachodzą spowolnione procesy biznesowe, a czasem wręcz ich blokada. Wszystko przez błędnie opisane faktury czy też zgubienie danego dokumentu. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na wyeliminowanie tych niedogodności.

Zarządzanie i akceptacja dokumentów odbywa się coraz częściej z poziomu komputera czy nawet urządzeń mobilnych. Nowoczesne systemy pozwalają na sprawne zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie.

obieg dokumentów w firmie

Jak uniknąć problemów podczas kontroli finansowej?

Obecnie jednym z najistotniejszych elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest prowadzenie rachunkowości. Proces ten usprawnić może dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa elektroniczny obieg dokumentów księgowych. System taki sprawia ze cały proces związany z prowadzeniem dokumentów księgowych jest szybki i przejrzysty. Pozwala też bez przeszkód odszukać dane na każdym etapie operacji. Dokumentowane są w nim wszystkie etapy obiegu, co pozwala na generowanie wielowymiarowych raportów. Gwarantują one sprawne pozyskanie wszelkich danych i kontrolę wyników finansowych firmy.

Chcesz poznać korzyści wdrożenia obieg dokumentów księgowych?

Elektroniczny obieg dokumentów optymalizuje koszty i usprawnia procesy. Gdy pracownik otrzymuję papierową fakturę zakupową, jest ona skanowana, a dzięki mechanizmowi OCR dane są automatycznie wprowadzane do sytemu. Cyfrowa wersja dokumentu jest przypisywana do osoby odpowiedzialnej, która dokonuje wstępnej dekretacji i przypisuje zakup do miejsca powstawania kosztów w systemie księgowym.

Następnie dokument przechodzi przez proces akceptacji i trafia do działu finansowego gdzie zostaje zaksięgowany. Dopiero na etapie archiwizacji występuje potrzeba ponownego kontaktu z dokumentem w wersji papierowej. System daje pełny wgląd w historię dokumentów oraz ścieżkę ich zatwierdzania, dzięki czemu nawet jeśli wystąpią jakieś nieprawidłowości – są bardzo łatwo wyłapywane.

W przypadku obiegu tradycyjnego istnieje ryzyko gubienia dokumentów, a przez to niedotrzymywania terminów. Wynika to z działań, w które zaangażowanych jest więcej pracowników odpowiedzialnych za opisywanie, opracowywanie czy też zatwierdzanie dokumentów. Wówczas wzrasta potrzeba kontroli nad procesami obiegu i akceptacji dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych zapewnia rozwiązania automatyczne, które realizują funkcje kontrolne.

Powiązane artykuły
Technologie

Co to jest Google i SEO?

Wyszukiwarka Google wydaje się oczywistym wyborem w celu poszukiwania informacji…
Technologie

Tworzenie i pozycjonowanie stron www

WordPress to system zarządzania treścią. System CMS. Rozpowszechniany jest na…
Technologie

Tłumiki akustyczne jako niezbędne elementy systemów wentylacyjnych

System wentylacyjny to stały element każdego budynku. Jest niezbędny dla…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.