W przedsiębiorstwach, w których w obiegu występuje dokument papierowy, zachodzą spowolnione procesy biznesowe, a czasem wręcz ich blokada. Wszystko przez błędnie opisane faktury czy też zgubienie danego dokumentu. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na wyeliminowanie tych niedogodności.
Zarządzanie i akceptacja dokumentów odbywa się coraz częściej z poziomu komputera czy nawet urządzeń mobilnych. Nowoczesne systemy pozwalają na sprawne zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie.
Jak uniknąć problemów podczas kontroli finansowej?
Obecnie jednym z najistotniejszych elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest prowadzenie rachunkowości. Proces ten usprawnić może dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa elektroniczny obieg dokumentów księgowych. System taki sprawia ze cały proces związany z prowadzeniem dokumentów księgowych jest szybki i przejrzysty. Pozwala też bez przeszkód odszukać dane na każdym etapie operacji. Dokumentowane są w nim wszystkie etapy obiegu, co pozwala na generowanie wielowymiarowych raportów. Gwarantują one sprawne pozyskanie wszelkich danych i kontrolę wyników finansowych firmy.
Chcesz poznać korzyści wdrożenia obieg dokumentów księgowych?
Elektroniczny obieg dokumentów optymalizuje koszty i usprawnia procesy. Gdy pracownik otrzymuję papierową fakturę zakupową, jest ona skanowana, a dzięki mechanizmowi OCR dane są automatycznie wprowadzane do sytemu. Cyfrowa wersja dokumentu jest przypisywana do osoby odpowiedzialnej, która dokonuje wstępnej dekretacji i przypisuje zakup do miejsca powstawania kosztów w systemie księgowym.
Następnie dokument przechodzi przez proces akceptacji i trafia do działu finansowego gdzie zostaje zaksięgowany. Dopiero na etapie archiwizacji występuje potrzeba ponownego kontaktu z dokumentem w wersji papierowej. System daje pełny wgląd w historię dokumentów oraz ścieżkę ich zatwierdzania, dzięki czemu nawet jeśli wystąpią jakieś nieprawidłowości – są bardzo łatwo wyłapywane.
W przypadku obiegu tradycyjnego istnieje ryzyko gubienia dokumentów, a przez to niedotrzymywania terminów. Wynika to z działań, w które zaangażowanych jest więcej pracowników odpowiedzialnych za opisywanie, opracowywanie czy też zatwierdzanie dokumentów. Wówczas wzrasta potrzeba kontroli nad procesami obiegu i akceptacji dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych zapewnia rozwiązania automatyczne, które realizują funkcje kontrolne.
